Cómo mantener a un equipo motivado de forma remota

El trabajo en equipo es crucial en tiempos de crisis

La crisis del coronavirus ha puesto de moda el trabajo a distancia, pero ¿cómo podemos mantener a un equipo motivado en esta situación?

Muchos líderes han cruzado los primeros obstáculos para mover sus equipos a distancia: asegurarse de que sus colegas hayan configurado sus herramientas tecnológicas, definido sus procesos y conectado permanentemente a sus cuentas de videoconferencia.

Pero este es solo el primer paso para crear un ambiente de trabajo efectivo para los empleados remotos. La siguiente pregunta crítica que debemos hacernos es: ¿Cómo motivar a las personas que trabajan desde casa?

Esta pregunta es importante ahora porque, durante crisis como Covid-19, las personas a menudo tienden a centrarse más en el trabajo táctico, respondiendo a la cantidad correcta de tickets o siguiendo el plan de proyecto aprobado, en lugar de adaptarse para resolver los problemas más grandes y nuevos que los negocios pueden estar enfrentando.

Pero algunos equipos superan al resto en tiempos de confusión, independientemente de los desafíos. Ganan cuota de mercado. Se ganan el amor del cliente. Mantienen su productividad alta o más alta. En otras palabras, se adaptan. Aunque la investigación académica sobre la productividad remota es mixta, algunos dicen que disminuye mientras que otros prometen que aumentará, nuestra investigación sugiere que su éxito dependerá de cómo lo haga.

Primero, es importante tener en cuenta que en este momento, trabajar desde casa es probable que reduzca la motivación.

En crisis mantener a un equipo motivado no es tarea sencilla

Entre 2010 y 2015,  encuestamos a más de 20,000 trabajadores en todo el mundo, analizamos más de 50 compañías importantes y realizamos decenas de experimentos para descubrir qué motiva a las personas, incluyendo cuánto trabajo desempeña en la ecuación.

Cuando medimos la motivación total de las personas que trabajaban desde casa frente a la oficina, descubrimos que trabajar desde casa era menos motivador. Peor aún, cuando las personas no tenían otra opción en el lugar donde trabajaban, las diferencias eran enormes. La motivación total cayó 17 puntos, el equivalente a pasar de una de las mejores culturas a una de las más miserables en sus industrias.

Identificamos  tres motivadores negativos  que a menudo conducen a un rendimiento laboral reducido. Es probable que estos hayan aumentado a la luz de la pandemia de coronavirus. La presión emocional y la presión económica aumentan a medida que las personas se preocupan por perder sus trabajos, pagar el alquiler y proteger su salud.

El aluvión de noticias, las preguntas sobre cómo obtener alimentos de forma segura y los temores por los familiares son profundamente angustiantes. La inercia para el trabajo aumentará a medida que la gente se pregunte si hay un punto en intentarlo.

También identificamos tres motivadores positivos que a menudo conducen a un mayor rendimiento laboral. Creemos que estos están en peligro de desaparecer durante la situación actual.

El juego, el motivo que más aumenta el rendimiento, podría disminuir si continúa siendo más difícil para las personas hacer las cosas desde casa. Por ejemplo, las personas pueden perder la alegría de resolver problemas con un colega o la facilidad de tomar una decisión cuando todos están en una habitación.

El propósito también podría disminuir con la disminución de la visibilidad del equipo sobre su impacto en los clientes o colegas, especialmente si no hay nadie para recordarles. Por último, el potencial podría disminuir si las personas no pueden acceder a colegas que les enseñan y los desarrollan.

Si los líderes empresariales no se mueven para cambiar esto, los cambios en la motivación de las personas en última instancia conducirán a una disminución de la adaptabilidad, la calidad y la creatividad justo en el momento en que la recuperación post-coronavirus requerirá un crecimiento de la productividad.

¿Qué pueden hacer los líderes empresariales?

Cuando un colega nuestro fue diagnosticado con cáncer, nuestro primer instinto fue reducir su trabajo para que pudiera concentrarse en su enfermedad. Para estar seguro, hubo momentos en que ella necesitaba un 100% de descanso. Pero rápidamente nos dimos cuenta de que le habíamos quitado una fuente importante de su juego y propósito. Su trabajo era un descanso muy necesario de las noticias que inducían la ansiedad que recibía cada día.

Esto también fue cierto para las empresas con las que trabajamos durante la crisis financiera. Descubrimos que los analistas que intentaban apuntalar los mercados tenían los niveles de motivación más altos de sus carreras durante los días laborables de 18 horas. Los veteranos militares que entrevistamos hablaron de sus días de mayor riesgo de la misma manera.

Por las mismas razones hoy, usted ve que, en lugar de sentarse en casa, muchos ciudadanos están organizando clubes voluntarios de mensajería en bicicleta. Los instructores de acondicionamiento físico son líderes en clases desde sus tejados o los transmiten de forma gratuita en línea. Los académicos dirigen aulas virtuales y talleres con sus alumnos.

Es importante que los líderes sigan su ejemplo y recuerden que el trabajo puede brindar un impulso muy necesario a sus equipos, incluso cuando hay pocas opciones involucradas en su situación de trabajo desde casa.

La clave es resistir la tentación de hacer que el trabajo sea táctico solo a través de procesos, reglas y procedimientos estrictos. Si bien algunos límites y pautas ayudan a las personas a moverse rápidamente, demasiados crean una espiral viciosa de desmotivación. En tales casos, las personas tienden a dejar de resolver problemas y pensar creativamente, y en cambio, hacen lo mínimo.

Pasos para mantener a un equipo motivado

Si desea que sus equipos participen en su trabajo, debe hacer que su trabajo sea atractivo.

La forma más poderosa de hacer esto es dar a las personas la oportunidad de experimentar y resolver problemas que realmente importan. Estos problemas no serán los mismos para todos los equipos u organizaciones. Puede que ni siquiera sean fáciles de identificar al principio. Sus empleados necesitarán su ayuda para hacer esto.

Pregúnteles: 

• ¿Dónde podemos ofrecer un servicio increíble a nuestros clientes? 
• ¿Qué está roto que nuestro equipo pueda arreglar? 
• ¿Qué impulsará el crecimiento incluso en un momento de miedo? 
• ¿Por qué estos problemas son críticos, valiosos e interesantes?

Hoy, estamos colaborando con equipos de todo el mundo que están aprovechando esta forma de trabajo. El equipo de ensayos clínicos de una compañía farmacéutica está experimentando formas en que pueden ayudar a los hospitales a priorizar los ensayos y mantener la seguridad durante esta crisis.

Los equipos de todo el unicornio tecnológico, Flexport, están generando ideas sobre cómo enviar productos críticos en todo el mundo, mantener en funcionamiento las cadenas de suministro de sus clientes y compartir consejos para mantener a sus proveedores en el negocio.

Una compañía de seguros está probando formas de priorizar sus crecientes volúmenes de chat interno y procesar los reclamos de manera oportuna. En los equipos con los que trabajamos, hemos visto que la productividad sigue siendo alta y, en algunos casos, mejora.

Lo que los ha hecho tan exitosos es que no dependen únicamente de nuevos programas o enfoques gigantes que necesitan la aprobación del CEO. Simplemente están buscando maneras de asegurarse de que cada persona en sus equipos sienta que tiene un desafío que puede ayudar a resolver. En sus propios casos, este desafío puede variar desde algo tan pequeño como cómo saludar mejor a los clientes o acomodar nuevos horarios a algo tan grande como mover su negocio presencial a un negocio en línea.

Llevando esto de vuelta a tus equipos

Todo esto puede sonar genial en teoría, pero si te preguntas cómo comenzar, no estás solo. Pocas organizaciones han aprendido cómo identificar cuándo y dónde está bien experimentar con nuevas formas de trabajo, a pesar de que la experimentación resulta en un aumento de 45 puntos en la motivación de los empleados.

Dados los desafíos actuales con Covid-19, hay un conjunto simple de recomendaciones que damos a los equipos que trabajan de forma remota.

Primero, lo que mides es la señal más fuerte para tu gente de lo que te importa. Si desea mostrarles que le importa su motivación, puede medirlo su propia herramienta de encuesta preferida. Luego, hable con ellos sobre lo que podría estar impulsando su motivación hacia arriba o hacia abajo, y lo que sería útil para maximizar su motivación y experimentación en las próximas semanas.

Puede hacer preguntas como: 

• ¿Cómo le está afectando la situación actual en este momento? 
• ¿Qué consejos tienen las personas sobre cómo motivarse y encontrar juego y propósito en el entorno actual? 
• Este es su momento para escuchar y crear un ambiente seguro en el que todos puedan hablar.

En segundo lugar, asegúrese de que sus rutinas semanales no se centren solo en el trabajo táctico: los planes concretos que debe ejecutar, como los tickets que debe responder o las casillas que debe marcar. 

La mitad de la semana también debe centrarse en el rendimiento adaptativo, donde no hay un plan a seguir, sino en la experimentación y la resolución de problemas.

En general, recomendamos un ritmo simple para equipos remotos.

Lunes: Organice una reunión del ciclo de rendimiento para el equipo que cubra lo siguiente.

1. ¿Qué impacto tuvimos la semana pasada y qué aprendimos?
2. ¿Qué compromisos tenemos esta semana? ¿Quién está a punto para cada uno?
3. ¿Cómo podemos ayudarnos mutuamente con los compromisos de esta semana?
4. ¿En qué áreas deberíamos experimentar para mejorar el rendimiento esta semana?
5. ¿Qué experimentos realizaremos y quién está a punto para cada uno?

Martes a jueves: tenga al menos una reunión individual con cada uno de los miembros de su equipo. Para ayudar a motivar a sus empleados, concéntrese en ayudarlos a enfrentar desafíos que son un poco exagerados. También puede coordinar reuniones de grupos pequeños en las que los empleados pueden colaborar en los experimentos de la semana y abordar problemas juntos.

Viernes: foco en la reflexión. Muestre y recopile información sobre los experimentos de la semana. Esto podría incluir presentaciones de grupos de proyectos durante los cuales los miembros del equipo comparten métricas e ideas.

También es importante verificar la motivación y el progreso de cada uno. Como líder, dé el ejemplo preguntando a las personas cómo se sienten: ¿dónde lucharon con su motivación y dónde prosperaron?

Sabemos que este enfoque funciona porque lo usamos durante la crisis financiera. Cuando la mayoría de los equipos de servicios financieros estaban duplicando las reglas y los procesos, ayudamos a miles de personas que trabajan en tiendas hipotecarias y con garantía hipotecaria a identificar los problemas que podían resolver, innovar y adaptar.

Su motivación se disparó, y superaron el status quo en un 200%, encontrando soluciones creativas de beneficio mutuo para las instituciones financieras en las que trabajaban y los clientes que corrían el riesgo de perder sus hogares.

Como vimos en el 2008, es posible que los equipos experimenten y se adapten. También vimos que es posible que los equipos se congelen bajo presión y retrocedan. Haga que su misión sea lograr lo primero y lograr mayores niveles de crecimiento y productividad como un equipo remoto que como un equipo en persona. Este es un desafío que puede mantenerlo con energía y experimentar mucho después de que esta crisis haya quedado atrás.

Autores: Lindsay McGregor y Neel doshi

Adaptado de: How to Keep Your Team Motivated, Remotely.

(HBR-2020-04)