Una guía para administrar equipos de trabajo a distancia

Como gerentes, se debe estar preparado para el cambio de rutina

Gestionar un equipo de trabajo a distancia tiene sus propios retos, sobre todo cuando el cambio de lo presencial a lo digital ocurre de improvisto.

En respuesta a las incertidumbres presentadas por la crisis del Covid-19, muchas empresas y universidades han pedido a sus empleados que trabajen de forma remota. Si bien cerca de una cuarta parte de la fuerza laboral de países como los EE. UU. Ya trabajan desde casa, al menos parte del tiempo, las nuevas políticas dejan a muchos empleados, y a sus gerentes, trabajando fuera de la oficina y separados por primera vez.

Aunque siempre es preferible establecer políticas claras de trabajo remoto y capacitación por adelantado, en tiempos de crisis u otras circunstancias que cambian rápidamente, este nivel de preparación puede no ser factible. Afortunadamente, hay pasos específicos basados ​​en investigaciones que los gerentes pueden tomar sin un gran esfuerzo para mejorar el compromiso y la productividad de los empleados remotos, incluso cuando hay poco tiempo para prepararse.

Desafíos comunes del equipo de trabajo a distancia

Para comenzar, los gerentes deben comprender los factores que pueden hacer que administrar al equipo de trabajo a distancia sea especialmente exigente. De lo contrario, los empleados de alto rendimiento pueden experimentar disminuciones en el desempeño laboral y el compromiso cuando comienzan a trabajar de forma remota, especialmente en ausencia de preparación y capacitación. Los desafíos inherentes al trabajo remoto incluyen:

Falta de supervisión cara a cara

Tanto los gerentes como sus empleados a menudo expresan su preocupación por la falta de interacción cara a cara. Los supervisores temen que los empleados no trabajen tan duro o tan eficientemente (aunque la investigación indica lo contrario, al menos para algunos tipos de trabajos).

Muchos empleados, por otro lado, luchan con un acceso reducido al apoyo gerencial y la comunicación. En algunos casos, los empleados sienten que los gerentes remotos no están en contacto con sus necesidades y, por lo tanto, no los apoyan ni los ayudan a realizar su trabajo.

Falta de acceso a la información

Los trabajadores recientemente remotos a menudo se sorprenden por el tiempo y el esfuerzo adicionales necesarios para localizar la información de los compañeros de trabajo. Incluso obtener respuestas a lo que parecen preguntas simples puede parecer un gran obstáculo para un trabajador en el hogar.

Este fenómeno se extiende más allá del trabajo relacionado con la tarea a los desafíos interpersonales que pueden surgir entre los compañeros de trabajo remotos. La investigación ha encontrado que la falta de "conocimiento mutuo" entre los trabajadores remotos se traduce en una menor disposición a dar a los compañeros de trabajo el beneficio de la duda en situaciones difíciles.

Por ejemplo, si sabe que su compañero de oficina está teniendo un mal día, verá un correo electrónico brusco de ellos como un producto natural de su estrés. Sin embargo, si recibe este correo electrónico de un compañero de trabajo remoto, sin comprender sus circunstancias actuales, es más probable que se ofenda o, como mínimo, piense mal de la profesionalidad de su compañero de trabajo.

Aislamiento social: el enemigo de los equipos de trabajo a distancia

La  soledad es una de las quejas más comunes sobre el trabajo remoto, ya que los empleados pierden la interacción social informal de un entorno de oficina. Se cree que los extravertidos pueden sufrir más aislamiento a corto plazo, especialmente si no tienen la oportunidad de conectarse con otros en su entorno de trabajo remoto.

Sin embargo, durante un período de tiempo más largo, el aislamiento puede hacer que cualquier empleado sienta menos "pertenencia" a su organización e incluso puede dar lugar a una mayor intención de abandonar la empresa.

Distracciones en el hogar

A menudo vemos fotos que representan trabajos remotos que retratan a un padre sosteniendo a un niño y escribiendo en una computadora portátil, a menudo sentado en el sofá o en el piso de la sala de estar. De hecho, esta es una representación terrible del trabajo virtual efectivo.

Por lo general, alentamos a los empleadores a asegurarse de que sus trabajadores remotos tengan un espacio de trabajo dedicado y cuidado infantil adecuado antes de permitirles trabajar de forma remota.

Sin embargo, en el caso de una transición repentina al trabajo virtual, hay una posibilidad mucho mayor de que los empleados se enfrenten a espacios de trabajo sub-óptimos y (en el caso del cierre de escuelas y guarderías ) responsabilidades inesperadas de crianza. Incluso en circunstancias normales, las demandas familiares y domésticas pueden afectar el trabajo remoto; Los gerentes deben esperar que estas distracciones sean mayores durante esta transición no planificada de trabajo desde el hogar.

Cómo los gerentes pueden apoyar a los empleados remotos

Aunque el trabajo remoto puede estar lleno de desafíos, también hay cosas relativamente rápidas y económicas que los gerentes pueden hacer para facilitar la transición. Las acciones que puede tomar hoy incluyen:

Establezca registros diarios estructurados

Muchos gerentes remotos exitosos establecen una llamada diaria con sus empleados remotos. Esto podría tomar la forma de una serie de llamadas uno a uno, si sus empleados trabajan más independientemente unos de otros, o una llamada de equipo, si su trabajo es altamente colaborativo.

La característica importante es que las llamadas son regulares y predecibles, y que son un foro en el que los empleados saben que pueden consultar con usted y que sus inquietudes y preguntas serán escuchadas.

Proporcione varias opciones diferentes de tecnología de comunicación

El  correo electrónico solo es insuficiente. Los trabajadores remotos se benefician de tener una tecnología "más rica", como la videoconferencia, que brinda a los participantes muchas de las señales visuales que tendrían si estuvieran cara a cara. La videoconferencia tiene muchas ventajas, especialmente para grupos más pequeños: las señales visuales permiten un mayor "conocimiento mutuo" sobre los compañeros de trabajo y también ayudan a reducir la sensación de aislamiento entre los equipos.

El video también es particularmente útil para conversaciones complejas o sensibles, ya que se siente más personal que la comunicación escrita o solo de audio.

Hay otras circunstancias en las que la colaboración rápida es más importante que el detalle visual. Para estas situaciones, proporcione la funcionalidad de mensajería individual habilitada para dispositivos móviles (como Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) que se puede usar para conversaciones más simples y menos formales, así como para una comunicación urgente.

Si su empresa aún no cuenta con herramientas tecnológicas, existen formas económicas de obtener versiones simples de estas herramientas para su equipo, como una solución a corto plazo. Consulte con el departamento de TI de su organización para asegurarse de que haya un nivel adecuado de seguridad de datos antes de usar cualquiera de estas herramientas.

Y luego establezca “reglas de compromiso”: el  trabajo remoto se vuelve más eficiente y satisfactorio cuando los gerentes establecen expectativas para la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos.

Por ejemplo, "Usamos videoconferencia para las reuniones diarias de registro, pero usamos mensajería instantánea cuando algo es urgente". Además, si puede, dígales a sus empleados cuál es la mejor manera y hora de comunicarse con usted durante la jornada laboral (por ejemplo, "tiendo a estar más disponible al final del día para conversaciones telefónicas o video ad hoc, pero si hay una emergencia más temprano el día, envíeme un mensaje de texto”.) Finalmente, vigile la comunicación entre los miembros del equipo (en la medida apropiada), para asegurarse de que compartan información según sea necesario.

Recomendamos que los gerentes establezcan estas "reglas de compromiso" con los empleados lo antes posible, idealmente durante la primera reunión de check-in en línea. Si bien algunas opciones sobre expectativas específicas pueden ser mejores que otras, el factor más importante es que todos los empleados comparten el mismo conjunto de expectativas para la comunicación.

Brinde oportunidades para la interacción social remota

Uno de los pasos más esenciales que puede tomar un gerente es estructurar formas para que los empleados interactúen socialmente (es decir, tengan conversaciones informales sobre temas no laborales) mientras trabajan de forma remota. Esto es cierto para todos los trabajadores remotos, pero particularmente para los trabajadores que han sido retirados abruptamente de la oficina.

La forma más fácil de establecer una interacción social básica es dejar algo de tiempo al comienzo de las llamadas del equipo solo para artículos que no sean de trabajo (por ejemplo, "Pasaremos los primeros minutos para ponernos al día unos con otros. ¿Cómo fue su ¿fin de semana?").

Si bien este tipo de eventos puede sonar artificial o forzado, los gerentes experimentados de trabajadores remotos (y los propios trabajadores) informan que los eventos virtuales ayudan a reducir los sentimientos de aislamiento, promoviendo un sentido de pertenencia.

Ofrezca estímulo y apoyo emocional

Especialmente en el contexto de un cambio brusco al trabajo remoto, es importante que los gerentes reconozcan el estrés, escuchen las inquietudes y preocupaciones de los empleados y se identifiquen con sus luchas.

Si un empleado recién alejado está claramente luchando pero no comunica estrés o ansiedad, pregúntele cómo le está yendo. Incluso una pregunta general como "¿Cómo te está yendo esta situación de trabajo remoto hasta ahora?" puede obtener información importante que de otro modo no podría escuchar.

Una vez que haga la pregunta, asegúrese de escuchar atentamente la respuesta y volver a expresarla brevemente al empleado, para asegurarse de que haya entendido correctamente. Deje que el estrés o las preocupaciones del empleado (en lugar de las suyas) sean el foco de esta conversación.

La investigación sobre inteligencia emocional y contagio emocional nos dice que los empleados buscan en sus gerentes pistas sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis.

Si un gerente comunica estrés e impotencia, esto tendrá lo que Daniel Goleman llama un efecto de "goteo" en empleados. Los líderes efectivos adoptan un enfoque doble, reconocen el estrés y la ansiedad que los empleados pueden sentir en circunstancias difíciles, pero también afirman su confianza en sus equipos, usando frases como "tenemos esto" o "esto es difícil, pero sé que podemos manejarlo "o" busquemos formas de usar nuestras fortalezas durante este tiempo”. Con este apoyo, es más probable que los empleados asuman el desafío con un sentido de propósito y enfoque.

Autor: Barbara Z. Larson , Susan R. Vroman y Erin E. Makarius.

Adaptado de: A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers

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