8 maneras de administrar un equipo a distancia

Teletrabajo: un reto nuevo para todos

Ser líder de un equipo tiene sus complejidades, pero no se comparan a los retos que presenta el administrar un equipo a distancia.

El Covid-19 ha interrumpido y reorganizado el lugar de trabajo con una velocidad impresionante. En el lapso de una semana, las organizaciones de todos los sectores han enviado a millones de empleados a sus hogares a trabajar de forma remota.

Sin previo aviso, y en muchos casos, sin preparación de ningún tipo, los gerentes han sido puestos en la posición de líderes de equipos virtuales, muchos por primera vez.

Es un reto suficiente para administrarse a sí mismo, en cuarentena, sin intervención humana cara a cara y la estructura de un día de trabajo típico. Ahora agregue a eso la tarea de administrar un equipo en esas condiciones, especialmente cuando nunca lo ha hecho antes. Es desalentador.

Las condiciones atípicas, la mayor incertidumbre y una sensación general de separación lo hacen aún más difícil. En cuarentena, todos los aspectos del rol del gerente se magnifican y complican. Deberá restablecer las expectativas sobre cómo se realiza el trabajo y adaptar su estilo de gestión a un nuevo contexto.

Para ayudar a los gerentes que son nuevos en esto, o incluso gerentes experimentados que necesitan orientación adicional en estos tiempos difíciles, aquí están mis mejores recomendaciones para apoyar el aprendizaje continuo y el bienestar emocional de sus empleados.

Restablece tus expectativas al administrar un equipo a distancia

La mayoría de los equipos están socializados y acostumbrados al trabajo sincrónico y a la estandarización. Trabajan juntos, ubicados en la misma oficina, bajo las mismas condiciones de trabajo, con el mismo horario de trabajo.

En un entorno en cuarentena, los gerentes deben ayudar a sus equipos a cambiar de inmediato al trabajo asincrónico y la personalización. Deberá restablecer las expectativas sobre cómo se realiza el trabajo, dejar de lado cuándo y cómo se realizan las tareas, permitiendo a los miembros del equipo cumplir con sus responsabilidades en sus propios términos.

Esto significa centrarse en los resultados y ofrecer más flexibilidad.

Mantente en contacto regular

La investigación demuestra que los tiempos de ciclo de comunicación más cortos son más efectivos para construir y mantener la moral y el compromiso.

Use la mensajería instantánea para mantenerse en contacto regular. No deje que un empleado pase medio día sin reportarse. Es posible que desee mantener una reunión todos los días, idealmente por video, quizás rotando la responsabilidad de quién lo dirige.

Establezca la expectativa de que todos estén presentes y no distraídos. Modele lo que significa mostrarse como un jugador de un equipo virtual.

Apoye el aprendizaje continuo, pero sea breve

El aprendizaje no tiene por qué detenerse en este nuevo entorno, pero puede ser más práctico utilizar el micro-aprendizaje. Concéntrese en compartir lecciones breves sobre un solo tema en un segmento de cinco a 10 minutos. Estos pueden cubrir una herramienta, comportamiento o habilidad específica.

Puede pedirle a un miembro diferente del equipo que analice la lección y dirija una breve discusión sobre la aplicación, relevancia e implicaciones de lo que todos aprendieron.

Asigne colaboradores para agregar una capa de apoyo mutuo

Atender las necesidades de cada miembro del equipo agotará rápidamente la capacidad de la mayoría de los gerentes. Para distribuir esa responsabilidad, organice a los miembros del equipo en parejas con cada individuo asignado como compañero y entrenador de pares.

Este modelo de liderazgo compartido crea una segunda capa de apoyo mutuo y protege contra el aislamiento emocional. Pídales a los amigos que se comuniquen diariamente y evalúen el compromiso general y el bienestar. Si las personas no han desempeñado este papel antes, puede ser útil darles alguna orientación.

Interprete el tono y la voz como representantes de la retroalimentación cara a cara

Es más difícil leer las señales emocionales de tu gente cuando no estás en la misma habitación. En lugar de depender de datos no verbales y lenguaje corporal, ahora debe confiar en indicadores como texto, voz y comunicaciones de video poco frecuentes.

Preste mucha atención a: patrones en el tono de la comunicación escrita; velocidad, volumen, tono e inflexión de la comunicación de voz; y cualquier gesto físico en la comunicación por video.

Si conoce bien a su gente, los cambios en estos patrones lo ayudarán a identificar de manera temprana que un miembro del equipo puede necesitar algún apoyo adicional.

Modele optimismo y drene el miedo del equipo

El optimismo es contagioso. Los líderes que demuestran esperanza y confianza en el futuro están mejor capacitados para ayudar a los miembros de su equipo a encontrar significado y propósito en el trabajo, especialmente en condiciones estresantes.

Y no olvides usar el humor como una válvula de alivio. Recuerde que el miedo congela la iniciativa, une la creatividad y produce cumplimiento en lugar de compromiso. Finalmente, considere que las restricciones son a menudo el factor habilitador que genera innovación. Invite a su equipo a utilizar las condiciones de cuarentena como estímulo para nuevas ideas.

Actualice incluso si no hay actualización

La incertidumbre alimenta la ansiedad. Cuanto más se comunique y comparta, menos posibilidades hay de desarrollar un vacío de información dentro de su equipo. Comunícate regularmente incluso si no tienes información nueva para compartir.

Mantener la transparencia a través de una crisis con actualizaciones frecuentes es la máxima expresión de buena fe, empatía y preocupación genuina por su equipo.

Calibre continuamente el estrés y los niveles de compromiso. Deje en claro a los miembros de su equipo que su principal preocupación es su bienestar. Tómese el tiempo para monitorear su compromiso haciendo periódicamente a cada miembro del equipo dos preguntas rápidas.

Primero, en una escala de cero a 10, califique el nivel de estrés que siente actualmente. Segundo, usando esa misma escala, califique su nivel de compromiso general. Su sentido intuitivo o impresionista del individuo puede estar equivocado, por lo que ayuda a obtener respuestas cuantitativas.

Los humanos son criaturas hiper-sociales que anhelan pertenecer. Y la seguridad psicológica, donde los miembros de su equipo se sienten incluidos, seguros para aprender, seguros para contribuir y seguros para desafiar el status quo, todo sin temor a ser avergonzados, marginados o castigados de alguna manera, es primordial incluso en condiciones de cuarentena.

Cuando crea y mantiene estas condiciones, les permite continuar desempeñándose y contribuyendo, y quizás, lo más importante en un momento como este, reconoce su humanidad.

Autor: Timothy R. Clark

Adaptado de: 8 Ways to Manage Your Team While Social Distancing

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